Un gasto es una disminución del patrimonio que se produce por una salida de recursos o por el consumo de activos, y que se reconoce directamente en el estado de resultados del periodo en que ocurre.
Qué es un gasto en contabilidad
El marco conceptual de las NIIF define los gastos como las disminuciones en los activos, o los incrementos en los pasivos, que dan lugar a una reducción del patrimonio distinta de las distribuciones a los propietarios.
Dos ideas están contenidas en esa definición. La primera es que un gasto empobrece a la entidad: consume un recurso sin generar otro a cambio. La segunda es que el reparto de dividendos no es un gasto, aunque también reduzca el patrimonio, porque es una devolución a los socios y no un consumo de la actividad.
Gasto, costo y activo
La confusión más habitual en la práctica contable es tratar como gasto lo que en realidad es un costo o la adquisición de un activo. La diferencia está en si el desembolso genera un beneficio económico futuro.
| Concepto | Destino contable | Ejemplo |
|---|---|---|
| Activo | Balance, hasta su consumo o venta | Compra de una máquina |
| Costo | Inventario; pasa a resultados al vender | Materia prima de un producto |
| Gasto | Resultados del periodo | Arriendo de la oficina administrativa |
La materia prima comprada no es un gasto: es un inventario, es decir, un activo. Solo se convierte en resultado cuando el producto se vende, y entonces se llama costo de ventas. El arriendo de la oficina comercial, en cambio, no incorpora valor a ningún producto y se lleva a resultados de inmediato.
Clasificación de los gastos
Las NIIF permiten presentar el estado de resultados clasificando los gastos por naturaleza o por función, a elección de la entidad según cuál resulte más fiable y relevante.
Por naturaleza
Agrupa los gastos según el tipo de recurso consumido, sin importar dónde se utilizó:
- Gastos de personal: sueldos, cargas sociales, beneficios, indemnizaciones.
- Consumo de materias primas y materiales.
- Servicios exteriores: arriendos, suministros, honorarios profesionales, seguros, publicidad.
- Depreciaciones y amortizaciones.
- Deterioros y provisiones.
- Gastos financieros: intereses, comisiones bancarias, diferencias de cambio negativas.
- Impuesto a las ganancias.
Por función
Agrupa los gastos según la actividad a la que sirven. Es la presentación más frecuente en Latinoamérica:
- Costo de ventas: lo consumido para producir o adquirir lo vendido.
- Gastos de administración: dirección, contabilidad, recursos humanos, oficinas centrales.
- Gastos de ventas o comercialización: fuerza de ventas, publicidad, distribución.
- Otros gastos operativos: partidas ajenas al giro habitual.
- Gastos financieros: costo de la financiación obtenida.
Quien presente por función debe revelar además información por naturaleza en las notas, en particular el gasto de personal y las depreciaciones.
Gastos fijos y variables
Esta clasificación no es de presentación sino de gestión, y responde al comportamiento frente al volumen de actividad.
Son gastos fijos el arriendo, los sueldos administrativos, los seguros, las licencias de software y la depreciación lineal: se devengan por periodo. Son gastos variables las comisiones de venta, las comisiones bancarias por cobro, los fletes de entrega y el empaque: crecen con las ventas.
Entender qué parte de la estructura es fija es lo que permite calcular el punto de equilibrio y anticipar qué ocurre con el resultado si las ventas caen un 20 %.
Cuándo se reconoce un gasto
Por el principio de devengo, un gasto se reconoce cuando se consume el recurso o se incurre en la obligación, no cuando se paga. El pago es un hecho de tesorería, independiente del reconocimiento contable.
Existen tres criterios prácticos de imputación:
- Asociación con el ingreso. El costo de ventas se reconoce en el mismo periodo que la venta que lo genera.
- Distribución sistemática. La depreciación reparte el costo de un activo a lo largo de su vida útil.
- Reconocimiento inmediato. Cuando el desembolso no produce beneficios futuros identificables, como la publicidad institucional.
Ejemplos con asientos
Gasto devengado y pagado en efectivo. Pago del arriendo mensual de la oficina por 1.500:
| Cuenta | Debe | Haber |
|---|---|---|
| Gastos de arriendo | 1.500 | |
| Bancos | 1.500 |
Gasto devengado no pagado. Honorarios de auditoría del ejercicio por 4.000, facturados en enero siguiente. Al cierre debe reconocerse igualmente:
| Cuenta | Debe | Haber |
|---|---|---|
| Honorarios profesionales | 4.000 | |
| Acreedores por servicios | 4.000 |
Pago anticipado que aún no es gasto. Una póliza anual de 1.200 pagada en enero se registra primero como activo y se lleva a resultados a razón de 100 mensuales.
Este último caso es donde más errores se cometen: pagar no es gastar. Mientras el servicio no se haya consumido, el desembolso sigue siendo un derecho de la empresa y vive en el balance.